Werkgever - eindejaarstips 2018

Ga aan het einde van 2018 zo snel mogelijk na of de loonadministratie en de financiële administratie op elkaar aansluiten. Het is immers mogelijk dat een of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen per abuis niet zijn verwerkt in de loonadministratie. En dan zijn over deze vergoedingen geen loonheffingen ingehouden of eindheffingen afgedragen. Bij het maken van de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie komen zulke afwijkingen aan het licht. U kunt de verschuldigde loonheffingen dan alsnog afdragen. Dit kan eventueel in de vorm van eindheffing gebeuren.

Heeft u in 2018 de vrije ruimte van de werkkostenregeling wel volledig benut? De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom. Als blijkt dat er nog voldoende vrije ruimte is, kunt u die bijvoorbeeld benutten voor het kerstpakket of voor een eindejaarsborrel, die overigens alleen binnen de vrije ruimte hoeft te vallen als deze op een externe locatie plaatsvindt. Mocht u dan nog ruimte over hebben, dan kan het handig zijn om verstrekkingen die begin 2019 zijn gepland en onder de vrije ruimte vallen, zo mogelijk te vervroegen. Verder kunt u alvast bekijken of u in 2019, als de vrije ruimte eveneens 1,2% is, rekening moet houden met extra werkkosten ten opzichte van het afgelopen jaar.

Tip!
Heeft u in 2018 al eindheffing afgedragen wegens een verwachte overschrijding van de vrije ruimte? En ontdekt u achteraf dat dit te veel of te weinig was? Dan kunt u dit uiterlijk corrigeren in de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van 2019.

Als u aan het einde van 2018 nog vrije ruimte over heeft én u overweegt om een of meer werknemers een bonus te geven, kunt u deze bonus in de vrije ruimte laten vallen, Daarbij gelden wel als voorwaarden dat u de bonus nog in 2018 uitbetaalt en voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat de bonus niet meer dan 30% mag afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Tip!
Het ministerie van Financiën keurt een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval goed. U hoeft daarvoor geen bewijs of onderbouwing te leveren. Bent u dga? Dan mag u zichzelf ook een bonus van € 2.400 toekennen, mits uw vrije ruimte daarvoor voldoende is.

Let op!
Wilt u een hogere bonus toepassen, dan moet u bewijzen dat een dergelijke bonus gebruikelijk is in uw sector.

Als uw bedrijf producten verkoopt die ook bij uw werknemers geliefd zijn, geef hen dan korting op de producten die zij bij u kopen. De korting is voor uw werknemers onbelast, mits de producten niet-branchevreemd zijn en voor zover de korting niet te hoog is. Voor zover de korting per product hoger is dan 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer of samen met andere verleende kortingen meer bedraagt dan € 500, wordt het meerdere wel in aanmerking genomen als belast loon. Eventueel kunt u dit overschot aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van uw vrije ruimte.

Tip!
U mag deze regeling ook toepassen ten aanzien van oud-werknemers van wie de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid.

Als u uitkeringen en verstrekkingen doet aan werknemers, bijvoorbeeld om hen te steunen in financieel krappe tijden of bij tegenslagen, kan het een goed idee zijn om nog in 2018 een personeelsfonds op te richten. Uitkeringen en verstrekkingen uit zo’n fonds zijn namelijk onder voorwaarden onbelast. Eén van de voorwaarden is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar), de bijdrage van de werkgever niet hoger mag zijn dan de totale bijdrage van de gezamenlijke werknemers. Overigens moet u de bijdragen van de werknemers inhouden op hun nettoloon.

Tip!
Als u nog in 2018 een personeelsfonds opricht en de werknemersbijdrage bijvoorbeeld inhoudt op de dertiende maand of eindejaarsuitkering van uw werknemers, kunt u zelf ook nog een bijdrage doen. Dan kunt u hiervan in 2019 eventueel al gebruikmaken.

Een begin 2019 geplande nieuwjaarsborrel kan onder de werkkostenregeling onbelast blijven als u de borrel op de werkplek organiseert. Zowel de drankjes en hapjes die de werknemers consumeren, als de kosten van bijvoorbeeld entertainment allen onder deze faciliteit. Maar kiest u voor een externe locatie kiest, zijn een personeelsfeestje én de consumpties eindheffingsloon en wel tegen de factuurwaarde. Eventueel kunt u hiervoor de vrije ruimte gebruiken, maar dan legt u al op 2 januari beslag op deze ruimte.

Tip!
De verstrekte consumpties zijn ook onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren én voor werknemers van andere werkgevers met wie u de concernregeling toepast.

Let op!
Wilt u nog in 2018 een personeelsfeestje organiseren en zit u krap in vrije ruimte? Houd er dan rekening mee dat maaltijden bij een personeelsfeest niet vrij zijn te verstrekken. Het normbedrag is in 2018 € 3,35.

Als uw bedrijf een concern vormt met minstens twee concernonderdelen, kan het handig zijn om de concernregeling toe te passen. In dat geval hoeft u de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers van meer dan één concernonderdeel niet langer te splitsen. U kunt de concernregeling toepassen bij een aandelenbelang van minimaal 95%. Als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven, dat zij een eenheid vormen, is eveneens sprake van een concern.

Tip!
Als u voor het jaar 2018 nog de concernregeling wilt toepassen, moet u daarvoor uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van 2019 kiezen.

Laat u werknemers uit het buitenland werkzaamheden in Nederland verrichten voor uw bedrijf? En hebben deze werknemers eind 2018 vijf jaar gebruik gemaakt van de 30%-regeling? Dan kunt u voor deze werknemers na 1 januari 2019 de 30%-regeling niet meer toepassen. Het kabinet wil namelijk de maximale duur van de 30%-regeling voor een werknemer verkorten van (in beginsel) acht naar vijf jaar.

Tip!
Voor sommige werknemers is overgangsrecht getroffen. Het gaat daarbij om werknemers die op 31 december 2018 of daarvoor een vergoeding genoten die viel onder een oudere versie van de 30%-regeling. In beginsel blijven dan de oude regels gelden totdat de oude termijn (acht jaar, maar in bepaalde gevallen zelfs tien jaar) is afgelopen, maar niet langer dan tot en met 31 december 2020.

Eind 2018 krijgt u van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling én de premies voor de werknemersverzekeringen voor 2019. Ga na of de sectorindeling klopt met de activiteiten van uw bedrijf, want als u in de verkeerde sector wordt ingedeeld, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Let op!
Controleer ook de premies! Want ook als de sectorindeling juist is, kunnen de premies werknemersverzekeringen toch onjuist zijn berekend. Reken dit dus na.

Als u oudere werknemers in dienst heeft, moet u rekening houden met de jaarlijkse verhoging van de AOW-leeftijd. Per 1 januari 2019 stijgt de AOW-leeftijd naar 66 jaar en vier maanden. Sommige werknemers krijgen dus vier maanden later recht op AOW dan nu het geval is. Bovendien zullen zij in principe vier maanden langer bij uw onderneming in dienst moeten blijven.

Het einde van het jaar nadert, is het bijna tijd om de loonadministratie over 2018 af te sluiten. Doe dit zo snel mogelijk. In ieder geval moet dit gebeurd zijn vóórdat u de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2018 moet indienen. Controleer bij de afsluiting of u van iedere werknemer een kopie heeft van het identificatiebewijs. Zorg er ook voor dat u alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.

Let op!
Weet u de identiteit van een werknemer niet op de juiste manier vast te stellen, pas dan het anoniementarief toe. Anders riskeert u een verzuimboete van maximaal € 5.278.

Als uitzendkrachten en andere medewerkers die niet bij uw onderneming in dienst zijn (zoals gedetacheerden) voor uw bedrijf werken, check dan vóór het einde van 2018 of uw administratie met betrekking tot deze medewerkers op orde is. U moet bijvoorbeeld van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Ook moet u bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt. Voldoet u niet aan al deze verplichtingen, dan kan de Inspectie SZW u bij een eventuele controle een boete opleggen van maximaal € 12.000.

Let op!
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag u uitzendkrachten niet vragen om een kopie van het identiteitsbewijs. Noteer daarom bij de controle het soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

Zijn er in uw onderneming tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen op 31 december 2018? Laat dan vóór 1 december 2018 aan de werknemer schriftelijk weten of de tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt verlengd of niet. Deze zogeheten aanzegverplichting geldt voor tijdelijke contracten van minimaal zes maanden. Als u niet of te laat aanzegt, kan de werknemer een schadevergoeding eisen van maximaal een bruto maandsalaris.

Tip!
Door de aanzegging per e-mail met ontvangstbevestiging te versturen kunt u bewijzen dat u de aanzegging tijdig heeft gedaan. Maar andere bewijsmiddelen zijn ook toegestaan, bijvoorbeeld een aangetekende brief.

Op 1 januari 2019 wordt het ontslagrecht versoepeld. De versoepeling betreft de situatie waarin meerdere ontslagredenen een rol spelen, die op zichzelf gezien echter te zwak zijn om tot ontslag over te gaan. Voortaan zal de rechter de afweging moeten maken of ontslag is gerechtvaardigd. Tegenover deze versoepeling staat echter een verruiming van het recht op de transitievergoeding. Nu moet een werknemer eerst twee jaar bij u in dienst zijn geweest om aanspraak te maken op een transactievergoeding. Vanaf 1 januari 2019 zal de ontslagvergoeding een derde van het maandsalaris bedragen, voor elk jaar dienstverband. Verder zal de rechter de werknemer een extra vergoeding kunnen toekennen van maximaal de helft van de transitievergoeding, bovenop de al bestaande transitievergoeding. Wel worden de mogelijkheden verruimd om scholingskosten in mindering te brengen op de ontslagvergoeding.

Misschien wilt u in 2019 een ander aangiftetijdvak gebruiken voor de loonheffingen. Bijvoorbeeld omdat u het loon voortaan om de vier weken uitbetaalt. In dat geval zult u de Belastingdienst een ingevuld formulier 'Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen' moeten opsturen waarin u verzoekt om een wijziging van het aangiftetijdvak. Dit formulier moet uiterlijk 14 december 2018 binnen zijn bij de Belastingdienst. Als de inspecteur het formulier later ontvangt, kunt u pas in 2020 een ander aangiftetijdvak gebruiken.

Heeft uw concern een of meer buitenlandse concernonderdelen? Dan kan het Nederlandse concernonderdeel de buitenlandse concernonderdelen veel administratieve rompslomp uit handen nemen door akkoord te gaan met verlegging van de inhoudingsplicht naar een Nederlands concernonderdeel. Om de inhoudingsplicht te verleggen moeten de betrokken concernonderdelen gezamenlijk vóór 1 januari 2019 een verzoek indienen bij de Belastingdienst.

Als u werknemers in dienst heeft die in Nederland werken maar in het buitenland wonen, is de vraag in welk land deze werknemers zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen en of u voor hen sociale premies moet inhouden en afdragen. Hierover kunt u zekerheid krijgen door bij de sociale zekerheidsinstantie van het woonland (in de meeste gevallen Duitsland of België) een beschikking aan te vragen die aangeeft welk wettelijk stelsel van sociale zekerheid van toepassing is. Deze beschikking noemt men ook wel de A1-verklaring. Omdat de A1-verklaring meestal voor 12 maanden geldt, moet u jaarlijks een nieuwe beschikking aanvragen. Het einde van het jaar is een goed moment om te inventariseren wanneer de lopende verklaringen aflopen. Maak hiervan een overzicht en mochten er een of meer verklaringen per 31 december 2018 aflopen, vraag dan nog in 2018 een nieuwe beschikking aan als u ook in 2019 zekerheid wilt hebben over de vraag of de betreffende werknemers wel of niet in Nederland zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen.

Heeft u werknemers in dienst die geen EU- of EER-nationaliteit hebben? Zorg dan ervoor dat u voor deze mensen beschikt over een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid. Aangezien deze vergunningen voor een bepaalde periode worden afgegeven en meestal per het eind van een kalenderjaar aflopen, is het raadzaam om zo snel mogelijk te checken of een of meer werkvergunningen per 31 december 2018 aflopen. Is dit inderdaad het geval, vraag dan direct een verlenging aan, mits dit gewenst is.

Tip!
Voor Zwitserse werknemers heeft u, net als voor EU-werknemers, geen tewerkstellingsvergunning nodig.

Voor algemeen nut beogende instellingen is er goed nieuws: de vrijwilligersregeling wordt verruimd. Nu kunnen vrijwilligers onder voorwaarden maximaal € 150 per maand en maximaal € 1.500 per jaar ontvangen als onbelaste onkostenvergoeding. Dit bedrag zal per 1 januari 2019 stijgen naar € 170 per maand en € 1.700 per kalenderjaar.

Heeft u werknemers in dienst die inwoner zijn van een ander EU-land, EER-land, Zwitserland of de BES-eilanden. En vermoedt u dat deze werknemers in hun woonland zijn belast, maar dat minstens 90% van hun inkomen onder de Nederlandse loon- of inkomstenbelasting valt? In dat geval zijn zij waarschijnlijk zogeheten kwalificerende buitenlandse belastingplichtigen. Wijs deze werknemers erop dat zij per 1 januari 2019 alleen nog recht hebben op het belastingdeel van de heffingskortingen waarop niet-kwalificerende buitenlandse belastingplichtigen uit het betreffende land in de inkomstenbelasting recht hebben. Uw werknemers kunnen het resterende deel van het belastingdeel van de heffingskorting te gelde maken door verzoek om een voorlopige aanslag in te dienen. Licht uw werknemers daarover snel in, zodat zij tijdig de voorlopige aanslag aanvragen.