Alle ondernemers - eindejaarstips 2018

Als u administratieve stukken zeven jaar bewaart, voldoet u keurig aan de wettelijke bewaartermijn. Maar u hoeft ook weer niet bedolven te raken onder een oude administratie. En dat gebeurt eerder dan u denkt, omdat men het begrip administratie ruim moet nemen. Alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, zijn in de ogen van de fiscus een onderdeel van de administratie. Daarbij valt te denken aan de loonadministratie, verkoopadministratie, voorraadgegevens, het grootboek en facturen van crediteuren en debiteuren. Gooi daarom uw oude administratie weg als de bewaartermijn is verlopen. Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2018 uw administratie over 2011 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig denkt te hebben, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.

Let op!
Voor de btw-administratie over het gebruik van onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en tv-omroepdiensten geldt een bewaartermijn van tien jaar inclusief het jaar van eerste ingebruikname. Dit omdat zich in die periode een herziening van de btw-aftrek kan voordoen. Bijvoorbeeld wegens een andere bestemming van een of meer onroerende zaken, waardoor btw uit voorgaande jaren alsnog deels aftrekbaar kan zijn of deels terugbetaald moet worden.

In 2019 wordt de informatieplicht uitgebreid. Als u volgens de wet aansprakelijk bent zonder formeel aansprakelijk te zijn gesteld, bent u potentieel aansprakelijk. Per 1 januari 2019 kan de inspecteur ook bij u als potentieel aansprakelijke terecht, ten minste als hij aanwijzingen heeft dat er aansprakelijkheid kan zijn. Bijvoorbeeld bij een inlener, bestuurder of aanmerkelijkbelanghouder, erfgenaam of begunstigde. Als u vermoedt dat u potentieel aansprakelijk bent te houden, zorg er dan nu alvast voor dat u kunt voldoen aan de nieuwe informatieverplichting. Verzamel bijvoorbeeld gegevens waarvan u weet dat deze van belang zijn voor de belastingheffing, zoals een verklaring inzake betalingsgedrag van de uitlener van personeel.

Let op!
Het niet voldoen aan deze verruimde informatieplicht kan beboet worden (max. € 8.300) of bestraft met maximaal zes maanden hechtenis.

Als u de fiscale winst over 2018 wil drukken, is dat misschien mogelijk door het vormen van een voorziening voor (grote) uitgaven die u in 2019 of later denkt te zullen doen. Een aandachtspunten daarbij is dat deze toekomstige uitgaven hun oorsprong moeten vinden in feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan in 2018 of eerder. En men moet deze feiten en omstandigheden kunnen toerekenen aan dat jaar. Ten slotte moet redelijk zeker zijn dat u de uitgaven zult maken. Overleg met uw adviseur of u in 2018 nog een voorziening kunt vormen.

Heeft u in 2015 een fiscale boekwinst behaald met de verkoop van een bedrijfsmiddel? En heeft u deze boekwinst gedoteerd aan de herinvesteringsreserve (HIR)? Dan riskeert u dat de Belastingdienst de HIR dit jaar tot uw fiscale winst rekent als u niet tijdig de herinvestering doet. Natuurlijk is het niet zo gemakkelijk om nog snel een investering af te ronden. Gelukkig kunt u de inspecteur verzoeken om de driejaarstermijn te verlengen als de aanschaf van het nieuwe bedrijfsmiddel is vertraagd door bijzondere omstandigheden. Maar hij zal uw verzoek alleen honoreren als u kunt aantonen dat u een begin heeft gemaakt met de herinvestering.

Tip!
Als de inspecteur meent dat u geen herinvesteringsvoornemen (meer) heeft, zal hij de HIR aan de belaste winst willen toevoegen. Het is daarom verstandig om uw herinvesteringsvoornemen vast te leggen in een schriftelijk stuk. Blijf het voortbestaan van uw herinvesteringsvoornemen aan het eind van ieder jaar vastleggen totdat u de herinvestering doet. En mocht de herinvestering vertraging oplopen, bewaar dan de documenten die bewijzen dat echt sprake is van een bijzondere omstandigheid.

Overweegt u om bedrijfsmiddelen te verkopen die u in 2014 of later heeft aangeschaft? En heeft u over de toenmalige investering in deze bedrijfsmiddelen een investeringsaftrek toegepast? Probeer dan de verkoop uit te stellen tot begin 2019. Zo voorkomt u dat u een deel van de investeringsaftrek moet terugbetalen via de desinvesteringsbijtelling. Hierbij geldt dat de desinvesteringsbijtelling nooit meer is dan de destijds genoten investeringsaftrek. Overigens mag u de desinvesteringsbijtelling ook achterwege laten als u de bedrijfsmiddelen voor hooguit € 2.300 verkoopt.

Let op!
De desinvesteringsbijtelling is ook van toepassing bij andere vormen van vervreemding. Als u een bedrijfsmiddel overbrengt naar uw privévermogen, is dit een fictieve vervreemding. In zo’n geval neemt de Belastingdienst de waarde in het economische verkeer van het bedrijfsmiddel als overdrachtsprijs.

Overweegt u om in 2018 nog te investeren in bedrijfsmiddelen? Bedenk dan wel dat de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) vervalt als uw investeringen die recht geven op de KIA dit jaar meer bedragen dan € 314.673. Als een overschrijding van dit bedrag dreigt, is het misschien beter om een investering uit te stellen tot in 2019. De investering wordt toegerekend aan het jaar waarin u verplichtingen aangaat, zoals het plaatsen van een order, akkoord gaan met een offerte of het tekenen van een koopcontract. Vervaardigt u zelf een bedrijfsmiddel, dan draait het om het jaar waarin u de voortbrengingskosten maakt.

Let op!
Als uw onderneming deel uitmaakt van een samenwerkingsverband, moet u voor het bepalen van de KIA kijken naar de totale investering van het samenwerkingsverband en niet naar de investering van elke onderneming afzonderlijk.

Als u van plan was om begin 2019 een investering te doen in een bedrijfsmiddel dat op de Energielijst 2018 staat, probeer dan deze investering al in 2018 te doen. U kunt dan profiteren van een energie-investeringsaftrek van 54,5%. In 2019 zal deze aftrek maar 45% bedragen. Ook hier draait het om het moment waarop u verplichtingen aangaat of de voortbrengingskosten maakt.

Let op!
Meld uw energie-investering binnen drie maanden na het aangaan van de verplichtingen, alleen dan heeft u recht op die forse energie-investeringsaftrek. Het melden doet u bij https://mijn.rvo.nl

Als u eind 2018 verplichtingen aangaat voor de investering in een bedrijfsmiddel, mag u daarover de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) toepassen in 2018. In principe geldt hierbij de voorwaarde dat u het bedrijfsmiddel in 2018 heeft betaald en in gebruik heeft genomen. Heeft u het bedrijfsmiddel in 2018 nog niet in gebruik genomen? En zou de investeringsaftrek uitgaan boven het bedrag dat bij het einde van 2018 voor die investering is betaald? Dan wordt de KIA beperkt tot het bedrag wat in 2018 is betaald. Het meerdere is aftrekbaar als KIA in 2019. Als u de KIA toch volledig wilt benutten, zult u een aanbetaling moeten doen zodat de totale betaling in 2018 voor de investeringen minimaal gelijk is aan het bedrag van de KIA voor 2018.

In beginsel mag u geen investeringsaftrek toepassen voor verplichtingen die u bent aangegaan met bloed- en aanverwanten in de rechte lijn of personen die behoren tot uw huishouden. De inspecteur kan deze beperking op verzoek in de aangifte achterwege laten. Een belangrijke voorwaarde is dat het reële verplichtingen betreft. Verder mag de investering in principe niet zijn bedoeld om het percentage van de investeringsaftrek te beïnvloeden. Een ander aandachtspunt is dat de fiscus de desinvesteringsbijtelling toepast als de verplichting tegenover de bloed- of aanverwant niet is nagekomen of is veranderd binnen vijf jaar na aanvang van het kalender(boek)jaar waarin de verplichting was aangegaan. Bent u in 2014 zo’n verplichting aangegaan, zorg er dan voor dat u vóór 1 januari 2019 de verschuldigde rente en aflossing betaalt. Of maak aannemelijk dat de afwijking van wat overeengekomen is op zakelijke gronden berust.

Door tijdig een WBSO-tegemoetkoming aan te vragen, kunt u de (loon)kosten van uw R&D-project verlagen. Als u in januari 2019 meteen gebruik wil maken van de WBSO-tegemoetkoming, moet u de aanvraag uiterlijk 30 november 2018 indienen.

Tip!
Als u een zelfstandige zonder personeel (zzp’er) bent, heeft u meer tijd om de WBSO-tegemoetkoming aan te vragen, namelijk tot en met 1 januari 2019. Een ander voordeel voor zzp’ers is dat voor hen geen maximum voor het aantal aanvragen geldt. Andere bedrijven mogen hoogstens drie keer per jaar een aanvraag indienen.