Werkgever - eindejaarstips 2021

Controleer aan het einde van 2021 zo snel mogelijk of de loonadministratie en de financiële administratie wel op elkaar aansluiten. Dit is bijvoorbeeld van belang als een of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen per abuis niet zijn verwerkt in de loonadministratie. Over deze vergoedingen zijn dan geen loonheffingen ingehouden of eindheffingen afgedragen. Bij het maken van de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie komen zulke afwijkingen naar voren. Vervolgens kunt u de verschuldigde loonheffingen alsnog afdragen. Dit kan onder voorwaarden in de vorm van eindheffing gebeuren.

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met het minimumloon of iets daarboven, hebben recht op het lage-inkomensvoordeel. Het gaat om werknemers die in 2021 tussen de € 10,48 (ondergrens) en € 13,12 verdienen. De tegemoetkoming is € 0,49 per uur per werknemer met een maximum van € 960. Uw werknemer moet minimaal 1.248 verloonde uren per kalenderjaar hebben. Als uw werknemers aan de voorwaarden voldoen, betaalt het UWV het voordeel in de loop van 2022 aan u uit. Is het nog niet helemaal zeker of bepaalde werknemers meer dan 1.248 uur verloonde uren krijgen? Plan die werknemer extra in, zodat uw bedrijf aan het minimumaantal uren komt.

Profiteer van de loonkostensubsidies voor werknemers van 56 jaar en ouder of arbeidsgehandicapte werknemers. Als u voornoemde werknemers in dienst neemt, kan u dat een loonkostensubsidie opleveren. Voor arbeidsgehandicapte werknemers die u herplaatst en voor werknemers uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden, heeft u mogelijk eveneens recht op een loonkostensubsidie. De hoogte van de subsidie is afhankelijk van de categorie van werknemers waartoe uw werknemer behoort. De subsidie bedraagt echter minimaal € 1,01 per verloond uur tot maximaal € 3,05 per verloond uur. De subsidie is gemaximeerd op € 2.000 voor een werknemer uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden en op € 6.000 voor de overige categorie werknemers. Om in aanmerking te komen, dient u een afschrift te vragen aan uw werknemer van de doelgroepverklaring. In beginsel moet uw werknemer binnen drie maanden na de start van de dienstbetrekking die verklaring aanvragen.

Dankzij de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte voor 2021 stijgt de vrije ruimte over de € 400.000 van de fiscale loonsom naar 3%. Dit betekent dus een maximale extra vrije ruimte van € 5.200. De verruiming van de vrije ruimte is een tijdelijke coronamaatregel. Het is dus goed mogelijk dat in 2022 de vrije ruimte weer daalt naar het oude niveau. Benut dus de tijdelijke verhoging door bijvoorbeeld in 2021 een leuk kerstpakket naar uw werknemers te sturen.

Tip
Door de extra vrije ruimte in 2021 over de loonsom tot € 400.000 kan toepassing van de concernregeling ongunstig uitpakken. Check of het berekenen van de vrije ruimte per concernonderdeel gunstiger is.

Heeft u aan het einde van 2021 nog vrije ruimte over? En overweegt u om een of meer werknemers een bonus te geven? Laat dan deze bonus in de vrije ruimte vallen. Daarbij geldt wel als voorwaarde dat u de bonus nog in 2021 uitbetaalt. Ook belangrijk: er moet zijn voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium. De bonus mag dus niet meer dan 30% afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Tip
Het ministerie van Financiën keurt in ieder geval een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar goed. Het leveren van bewijs of onderbouwing is dan dus niet nodig. Bent u dga en is er genoeg vrije ruimte? Dan mag u zichzelf ook een bonus van € 2.400 toekennen.

Let op!
Wilt u een hogere bonus toepassen? Zorg dan voor bewijs dat een dergelijke bonus gebruikelijk is in uw sector.

Als uw bedrijf producten verkoopt die ook bij uw werknemers populair zijn, geef hen dan korting op de producten die zij bij u kopen. De korting is voor uw werknemers onbelast. Tenminste, als de producten niet branchevreemd zijn. De korting is bovendien alleen onbelast voor zover zij niet te hoog is. Voor zover de korting per product hoger is dan 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer of samen met andere verleende kortingen meer bedraagt dan € 500, wordt het overschot in aanmerking genomen als belast loon. Eventueel kunt u dit overschot aanwijzen als eindheffingsloon en vervolgens ten laste brengen van uw vrije ruimte. U mag deze regeling eveneens toepassen ten aanzien van oud-werknemers van wie de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid.

Werknemers mogen per 1 januari 2022 aan hun werknemers een belastingvrije vergoeding voor thuiswerken verstrekken van maximaal € 2 per thuiswerkdag. Dat mag ook een vaste vergoeding zijn volgens een structureel thuiswerkpatroon. U kunt als werkgever per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding óf de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer geven. Maak daarom met uw personeel tijdig goede afspraken over thuiswerken en de daaraan te koppelen vergoeding.

Wilt u uw werknemers steunen in financieel krappe tijden of bij tegenslagen door uitkeringen en verstrekkingen aan hen te doen toekomen? Dan kan het interessant zijn om nog in 2021 een personeelsfonds op te richten. Uitkeringen en verstrekkingen uit zo’n fonds zijn namelijk onder voorwaarden onbelast. Een belangrijke voorwaarde is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar), de bijdrage van de werkgever niet hoger is dan de totale bijdrage van de gezamenlijke werknemers. De bijdragen van de werknemers moet u inhouden op hun nettoloon.

Tip
Als u nog in 2021 een personeelsfonds opricht en de werknemersbijdrage bijvoorbeeld inhoudt op de dertiende maand of eindejaarsuitkering van uw werknemers, kunt u zelf ook nog een bijdrage doen. Dan kunt u uw werknemers in 2021 al ondersteunen.

Wilt u een personeelsfeest organiseren begin 2022? Organiseer deze dan op de werkplek. Een begin 2022 gepland personeelsfeestje kan onder de werkkostenregeling onbelast blijven als u de borrel op de werkplek organiseert. Deze faciliteit betreft zowel de drankjes en hapjes (geen zakelijke maaltijden) die de werknemers consumeren, als de kosten van bijvoorbeeld entertainment. Zou u toch kiezen voor een externe locatie, dan zijn het personeelsfeestje én de consumpties als eindheffingsloon belast. En wel tegen de factuurwaarde. Natuurlijk kunt u hiervoor de vrije ruimte gebruiken. Maar dan legt u al vroeg in 2022 beslag op deze ruimte.

Tip
De verstrekte consumpties op de werkplek zijn eveneens onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren én voor werknemers van andere werkgevers met wie u de concernregeling toepast.

Als uw bedrijf een concern vormt met minstens twee concernonderdelen, kan het handig zijn om de concernregeling toe te passen. In dat geval hoeft u de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers van meer dan één concernonderdeel niet langer te splitsen. U kunt de concernregeling toepassen bij een aandelenbelang van minimaal 95%. Als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven dat zij een eenheid vormen, is eveneens sprake van een concern. In 2021 heeft u voor de eerste € 400.000 fiscale loonsom een vrije ruimte van 3% en daarboven 1,18%. Bij toepassing van de concernregeling kunt u slechts één keer gebruikmaken van de vrije ruimte van 3%. Zonder toepassing van de concernregeling heeft u voor elke vennootschap over de eerste € 400.000 fiscale loonsom 3% vrije ruimte. Beoordeel daarom of toepassing van de concernregeling voordelig is voor u.

Tip
Heeft u de concernregeling in 2021 toegepast, maar is dat achteraf gezien nadelig? Dan kunt u uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van 2022 kiezen om de concernregeling in 2021 niet toe te passen.

Eind 2021 krijgt u van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling én de premies voor de werkhervattingskas voor 2022. Ga na of de sectorindeling klopt met de activiteiten van uw bedrijf. Als u namelijk in de verkeerde sector wordt ingedeeld, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Het einde van het jaar nadert, zodat het bijna tijd is om de loonadministratie over 2021 af te sluiten. Pak dat voortvarend aan. In ieder geval moet de afsluiting plaatsvinden vóórdat u de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2021 moet indienen. Controleer bij de afsluiting of u van iedere werknemer een kopie heeft van het identificatiebewijs. Zorg ook ervoor dat u alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.

Maakt u binnen uw bedrijf gebruik van uitzendkrachten, gedetacheerden of andere medewerkers die niet bij uw onderneming in dienst zijn? Controleer dan vóór het einde van 2021 of uw administratie met betrekking tot deze medewerkers op orde is. U moet bijvoorbeeld van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Omdat u uitzendkrachten niet mag vragen om een kopie van een identiteitsbewijs, is het raadzaam bij de controle het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur te noteren Bovendien moet u bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt.

Let op!
Daarnaast moet u de registratie van het uitzendbureau checken. Voldoet u niet aan deze verplichting? Dan kan de Inspectie SZW u bij een eventuele controle een boete opleggen van € 8.000 tot maximaal € 32.000 per werknemer (afhankelijk van het aantal ter beschikking gestelde arbeidskrachten). Deze boetes kunnen bij recidive zelfs twee- of driemaal zo hoog uitpakken!

Zijn er in uw bedrijf tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen op 31 december 2021? Laat dan vóór 1 december 2021 aan de werknemer schriftelijk weten of u de tijdelijke arbeidsovereenkomst verlengt of niet. Deze zogeheten aanzegverplichting van een maand geldt voor tijdelijke contracten van minimaal zes maanden. Als u niet (tijdig) aanzegt, kan de werknemer een schadevergoeding eisen van maximaal een bruto maandsalaris.

Tip
Door de aanzegging per e-mail met ontvangstbevestiging te versturen, kunt u bewijzen dat u de aanzegging tijdig heeft gedaan. Andere bewijsmiddelen zijn echter ook toegestaan, zoals een aangetekende brief.

Tegenwoordig heeft een werknemer bij ontslag meestal recht op een transitievergoeding. Die transitievergoeding bedraagt 1/3e maandsalaris per gewerkt jaar. De vergoeding is maximaal € 84.000. Als het maandsalaris van uw werknemer hoger is dan € 84.000 is de transitievergoeding voor uw werknemer gemaximeerd op het bruto maandsalaris. Vorming van een voorziening voor een transitievergoeding is onder voorwaarden mogelijk. De uitgaven vinden hun oorsprong in feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan in de periode voor de balansdatum. De uitgaven moeten ook zijn toe te rekenen aan de periode voor balansdatum. Belangrijk is ook dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat de uitgave zal worden gedaan. Om een voorziening te vormen zal met name moeten worden aangetoond dat er een redelijke mate van zekerheid is dat in de toekomst een transitievergoeding verschuldigd zal worden. Denk in dit kader aan een reorganisatie of een herstructurering. Bent u met een werknemer in gesprek wegens zijn slechte functioneren? Vorm dan een voorziening als een ontslag onvermijdelijk is. Vormt u een voorziening voor een toekomstige transitievergoeding? Leg uw onderbouwing daarvan goed vast.

De invoering van de Wet DBA gaat niet door. In plaats daarvan komt een systeem met een opdrachtgeversverklaring. Het is de bedoeling dat opdrachtgevers via een webmodule deze opdrachtgeversverklaring kunnen aanvragen. Met deze verklaring kunnen opdrachtgevers zich vrijwaren van de afdracht van loonheffingen (geen dienstbetrekking). Deze vrijwaring geldt alleen voor zover de vragen in de webmodule naar waarheid zijn ingevuld! De manier waarop de arbeid in de praktijk plaatsvindt, moet dan ook aansluiten met wat in de opdrachtgeversverklaring staat vermeld. Zorg er dus voor dat u daarin tijdig een goed inzicht heeft. Opdrachtgevers worden overigens niet verplicht de webmodule te gebruiken. De webmodule is namelijk bedoeld als hulpmiddel voor opdrachtgevers die twijfelen aan de kwalificatie van een arbeidsrelatie.

Let op!
Momenteel geldt een handhavingsmoratorium: de Belastingdienst zal geen naheffingen opleggen, tenzij sprake is van opzettelijke kwaadwillendheid. Dit moratorium gold in ieder geval tot 1 oktober 2021. De staatssecretaris van Financiën heeft laten doorschemeren dat dit moratorium voorlopig nog wel even zal blijven bestaan.

Wellicht wilt u in 2022 een ander aangiftetijdvak gebruiken voor de loonheffingen. Bijvoorbeeld omdat u het loon voortaan om de vier weken gaat uitbetalen. Wijzig dan het loonaangiftetijdvak. Dan moet u de Belastingdienst een ingevuld formulier 'Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen' opsturen. Hierin verzoekt u om een wijziging van het aangiftetijdvak. Dit formulier moet uiterlijk 14 december 2021 binnen zijn bij de Belastingdienst. Als de inspecteur het formulier later ontvangt, kunt u pas in 2023 een ander aangiftetijdvak gebruiken.

Heeft uw concern een of meer buitenlandse concernonderdelen? Dan kan het Nederlandse concernonderdeel de buitenlandse concernonderdelen veel administratieve rompslomp uit handen nemen als het akkoord gaat met verlegging van de inhoudingsplicht naar een Nederlands concernonderdeel. Dien daarvoor gezamenlijk vóór 1 januari 2022 een verzoek in bij de Belastingdienst.

Heeft u werknemers in dienst die in Nederland werken maar wonen in het buitenland? Dan is het de vraag in welk land deze werknemers zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen en of u voor hen sociale premies moet inhouden en afdragen. Bij de sociale zekerheidsinstantie van het woonland (in de meeste gevallen Duitsland of België) kunt u hierover zekerheid krijgen door een beschikking aan te vragen die aangeeft welk wettelijk stelsel van sociale zekerheid van toepassing is. Deze beschikking staat bekend als de A1-verklaring. Meestal geldt een A1-verklaring voor 12 maanden. Daarom moet u jaarlijks een nieuwe beschikking aanvragen. Het einde van het jaar is een geschikt moment om te inventariseren wanneer de lopende verklaringen aflopen. Maak hiervan een overzicht. Mochten er een of meer verklaringen per 31 december 2021 aflopen, vraag dan nog in 2021 een nieuwe beschikking aan als u ook in 2022 zekerheid wilt hebben over de vraag of de betreffende werknemers wel of niet in Nederland zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen.

Als sommigen van uw werknemers een EU- of EER-nationaliteit hebben, moet u voor deze werknemers beschikken over een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid. Deze vergunningen worden voor een bepaalde periode afgegeven en lopen meestal per het eind van een kalenderjaar af. Daarom is het raadzaam om zo snel mogelijk te checken of een of meer werkvergunningen per 31 december 2021 aflopen. Als dit inderdaad het geval is, vraag dan direct een verlenging aan, mits dit gewenst is.

Tip
Voor Zwitserse werknemers heeft u, net zomin als voor EU-werknemers, geen tewerkstellingsvergunning nodig.

Als u een werknemer vanuit het buitenland heeft aangeworven, kunt u onder voorwaarden de 30%-regeling op zijn loon toepassen. Volgens die regeling is voor 30% van het brutosalaris van de werknemer sprake van een onbelaste kostenvergoeding. Maar dan mag die werknemer niet op minder dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond. Daarnaast moet die werknemer over een specifieke deskundigheid beschikken die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet of schaars aanwezig is. De vraag of iemand een specifieke deskundigheid heeft, beoordeelt de fiscus aan de hand van zijn loon. Voor werknemers zonder universitaire mastergraad of werknemers met universitaire mastergraad en ouder dan 30 jaar geldt in 2021 een minimumloon van € 38.961. Voor werknemers die wel een universitaire mastergraad hebben maar jonger zijn dan 30 jaar geldt een minimumloon van € 29.616. Voor zover het loon van uw buitenlandse werknemer lager is dan € 38.961, respectievelijk € 29.616, kunt u dit nog contractueel verhogen. Op die manier zorgt u ervoor dat u voor de werknemer de 30%-regeling kunt toepassen. Deze regeling is maximaal vijf jaar na indiensttreding geldig. Heeft u het loon van uw aangeworven buitenlandse werknemers nog niet aangewezen? Doe dit dan voor 1 januari 2022.

Let op!
De 30%-regeling is alleen van toepassing na akkoord (beschikking) van de Belastingdienst. U moet de inspecteur dus verzoeken om de 30%-regeling te mogen toepassen. Dit jaar is in de rechtspraak bevestigd dat uw werknemer zonder beschikking niet zelf de 30%-regeling in zijn aangifte IB/PVV mag toepassen als u niet 30% van zijn loon aanwijst als eindheffingsloon.