Werkgever - eindejaarstips 2020

Ga aan het einde van 2020 zo snel mogelijk na of de loonadministratie en de financiële administratie wel op elkaar aansluiten. Stel dat een of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen per abuis niet zijn verwerkt in de loonadministratie. Dan zijn over deze vergoedingen geen loonheffingen ingehouden of eindheffingen afgedragen. Bij het maken van de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie worden zulke afwijkingen duidelijk. De verschuldigde loonheffingen kunt u vervolgens alsnog afdragen. Dit kan onder voorwaarden in de vorm van eindheffing gebeuren.

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met het minimumloon of iets daarboven hebben recht op het lage-inkomensvoordeel. Per werknemer bedraagt het lage-inkomensvoordeel maximaal € 1.000. Het gaat om werknemers die in 2020 tussen de € 10,29 (ondergrens) en € 12,87 verdienen. De tegemoetkoming is € 0,51 per uur per werknemer met een maximum van € 1.000. Uw werknemer moet minimaal 1.248 verloonde uren per kalanderjaar hebben. Als uw werknemers aan de voorwaarden voldoen, betaalt het UWV deze in de loop van 2021 aan u uit.

Tip
Is het nog niet helemaal zeker of bepaalde werknemers meer dan 1.248 uur verloonde uren krijgen? Plan die werknemer extra in, zodat het minimum aantal uur gehaald wordt.

Voor het in dienst nemen van werknemers van 56 jaar en ouder en arbeidsgehandicapte werknemers, kunt u recht hebben op een loonkostensubsidie. Ook voor arbeidsgehandicapte werknemers die worden herplaatst en voor werknemers uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden, heeft u mogelijk recht op een loonkostensubsidie. De hoogte van de subsidie is afhankelijk van de categorie van werknemers waartoe uw werknemer behoort, maar bedraagt minimaal € 1,01 per verloond uur tot maximaal € 3,05 per verloond uur. De subsidie is gemaximeerd op € 2.000 voor een werknemer uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden en op € 6.000 voor de overige categorie werknemers. Om in aanmerking te komen moet u een afschrift vragen aan uw werknemer van de doelgroepverklaring. In beginsel moet uw werknemer binnen drie maanden na de start van de dienstbetrekking die verklaring aanvragen.

Let op!
Vanwege de coronacrisis is de aanvraagtermijn voor een doelgroepverklaring met drie maanden verlengd, naar zes maanden. Is een werknemer in de periode vanaf 1 januari tot 1 oktober 2020 in dienst gekomen? Dan heeft u vanaf de datum waarop de werknemer in dienst is gekomen dus zes maanden de tijd om een afschrift van de doelgroepverklaring te krijgen. Lukt het niet om binnen die zes maanden een afschrift van de verklaring te krijgen? Dan heeft u geen recht meer op het hiervoor genoemde loonkostenvoordeel.

Gezien de coronacrisis is het mogelijk dat u als werkgever in 2020 uw vrije ruimte niet goed heeft benut. En dat is jammer, want het kabinet heeft besloten voor dit jaar de vrije ruimte extra te verhogen. Voor het belastbaar loon tot € 400.000 is de vrije ruimte 3% geworden. Voor zover het belastbaar loon meer bedraagt dan € 400.000 geldt nog steeds een vrije ruimte van 1,2%. De extra verhoging levert de werkgever ten opzichte van de eerdere 1,7% vrije ruimte maximaal € 5.200 aan extra vrije ruimte op.

Tip
Heeft u in 2020 al eindheffing afgedragen omdat u dacht dat uw vrije ruimte was overschreden? En blijkt door de verhoging van de vrije ruimte dat dat niet nodig was? Dan kunt u dit uiterlijk corrigeren in de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van 2021.

Let op!
De vrije ruimte zal voor zover de loonsom meer dan € 400.000 bedraagt, per 1 januari 2021 permanent dalen van 1,2% naar 1,18%.

Heeft u aan het einde van 2020 nog vrije ruimte over? En overweegt u om een of meer werknemers een bonus te geven? Dan kunt u deze bonus in de vrije ruimte laten vallen. Daarbij geldt wel als voorwaarde dat u de bonus nog in 2020 uitbetaalt. Ook belangrijk: er moet zijn voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium. De bonus mag dus niet meer dan 30% afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Tip
Het ministerie van Financiën keurt in ieder geval een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar goed. Het leveren van bewijs of onderbouwing is dan dus niet nodig. Bent u dga en is er genoeg vrije ruimte? Dan mag u zichzelf ook een bonus van € 2.400 toekennen.

Let op!
Wilt u een hogere bonus toepassen? Bewijs dan eerst dat een dergelijke bonus gebruikelijk is in uw sector.

Als uw bedrijf producten verkoopt die ook bij uw werknemers populair zijn, geef hen dan korting op de producten die zij bij u kopen. De korting is voor uw werknemers onbelast. Tenminste, als de producten niet branchevreemd zijn. De korting is bovendien alleen onbelast voor zover zij niet te hoog is. Voor zover de korting per product hoger is dan 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer of samen met andere verleende kortingen meer bedraagt dan € 500, wordt het overschot in aanmerking genomen als belast loon. Eventueel kunt u dit overschot aanwijzen als eindheffingsloon en vervolgens ten laste brengen van uw vrije ruimte.

Tip
U mag deze regeling eveneens toepassen ten aanzien van oud-werknemers van wie de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid.

Wilt u uw werknemers steunen in financieel krappe tijden of bij tegenslagen door uitkeringen en verstrekkingen aan hen te doen toekomen? Dan kan het interessant zijn om nog in 2020 een personeelsfonds op te richten. Uitkeringen en verstrekkingen uit zo’n fonds zijn namelijk onder voorwaarden onbelast. Een belangrijke voorwaarde is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar), de bijdrage van de werkgever niet hoger is dan de totale bijdrage van de gezamenlijke werknemers. De bijdragen van de werknemers moet u inhouden op hun nettoloon.

Tip
Als u nog in 2020 een personeelsfonds opricht en de werknemersbijdrage bijvoorbeeld inhoudt op de dertiende maand of eindejaarsuitkering van uw werknemers, kunt u zelf ook nog een bijdrage doen. Dan kunt u uw werknemers in 2020 al ondersteunen.

Een begin 2021 gepland personeelsfeestje kan onder de werkkostenregeling onbelast blijven als u de borrel op de werkplek organiseert. Deze faciliteit betreft zowel de drankjes en hapjes die de werknemers consumeren, als de kosten van bijvoorbeeld entertainment. Zou u toch kiezen voor een externe locatie, dan zijn een personeelsfeestje én de consumpties als eindheffingsloon belast. En wel tegen de factuurwaarde. Natuurlijk kunt u hiervoor de vrije ruimte gebruiken. Maar dan legt u al op 2 januari 2021 beslag op deze ruimte.

Tip
De verstrekte consumpties zijn eveneens onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren én voor werknemers van andere werkgevers met wie u de concernregeling toepast.

Let op!
Wilt u nog in 2020 een personeelsfeestje organiseren en zit u krap in vrije ruimte? Houd er dan rekening mee dat u maaltijden bij een personeelsfeest niet vrij kunt verstrekken. Het normbedrag is in 2020 € 3,35.

Als uw bedrijf een concern vormt met minstens twee concernonderdelen, kan het handig zijn om de concernregeling toe te passen. In dat geval hoeft u de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers van meer dan één concernonderdeel niet langer te splitsen. U kunt de concernregeling toepassen bij een aandelenbelang van minimaal 95%. Als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven dat zij een eenheid vormen, is eveneens sprake van een concern. In 2020 heeft u voor de eerste € 400.000 fiscale loonsom een vrije ruimte van 3% en daarboven 1,7%. Bij toepassing van de concernregeling kunt u slechts één keer gebruikmaken van de vrije ruimte van 3%. Zonder toepassing van de concernregeling heeft u voor elke vennootschap over de eerste € 400.000 fiscale loonsom 3% vrije ruimte. Beoordeel daarom of toepassing van de concernregeling voordelig is voor u.

Tip
Heeft u de concernregeling in 2020 toegepast, maar is dat achteraf gezien nadelig? Dan kunt u uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van 2021 kiezen om de concernregeling in 2020 niet toe te passen.

Eind 2020 krijgt u van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling én de premies voor de werkhervattingskas voor 2021. Ga na of de sectorindeling klopt met de activiteiten van uw bedrijf. Als u namelijk in de verkeerde sector wordt ingedeeld, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Let op!
Controleer ook de premies! Zelfs als de sectorindeling juist is, kunnen de premies werknemersverzekeringen toch onjuist zijn berekend. Reken dit dus na.

Het einde van het jaar nadert, zodat het bijna tijd is om de loonadministratie over 2020 af te sluiten. Pak dat voortvarend aan. In ieder geval moet de afsluiting plaatsvinden vóórdat u de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2020 moet indienen. Controleer bij de afsluiting of u van iedere werknemer een kopie heeft van het identificatiebewijs. Zorg ook ervoor dat u alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.

Let op!
Vanwege het coronavirus en de geldende maatregelen, kan het lastig zijn om op de juiste wijze de identiteit van uw werknemer vast te stellen. Daarom geldt een versoepeling van administratieve verplichtingen. U moet wel zo snel mogelijk op juiste wijze de identiteit van uw nieuwe werknemer vaststellen, maar zolang dat niet gebeurt, is toch niet het anoniementarief van 52% van toepassing.

Maakt u binnen uw bedrijf gebruik van uitzendkrachten, gedetacheerden of andere medewerkers die niet bij uw onderneming in dienst zijn? Controleer dan vóór het einde van 2020 of uw administratie met betrekking tot deze medewerkers op orde is. U moet bijvoorbeeld van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Omdat u uitzendkrachten niet mag vragen om een kopie van een identiteitsbewijs, is het raadzaam bij de controle het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur te noteren Bovendien moet u bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt.

Let op!
Daarnaast moet u de registratie van het uitzendbureau checken. Voldoet u niet aan deze verplichting? Dan kan de Inspectie SZW u bij een eventuele controle een boete opleggen van € 8.000 tot maximaal € 32.000 per werknemer (afhankelijk van het aantal ter beschikking gestelde arbeidskrachten). Deze boetes kunnen bij recidive zelfs twee- of driemaal zo hoog uitpakken!

Voor startende, innovatieve bedrijven kan het interessant zijn om hun werknemers een laag salaris te betalen, en hen aandelenoptierechten toe te kennen. Zo kunnen zij dit personeel aan het bedrijf binden. Het probleem voor de werknemer is dat op het moment van uitoefening van het optierecht het voordeel uit deze uitoefening is belast. Vaak zijn de aandelen dan praktisch niet te verhandelen. Het kabinet gaat daarom per 1 januari 2021 een nieuw heffingsmoment invoeren voor aandelenopties van innovatieve startups. Pas op het moment waarop de werknemers de met de opties verkregen aandelen verkopen, is loonheffing verschuldigd.

Tip
Op zich is de huidige regeling voor werknemersopties van innovatieve bedrijven al redelijk gunstig. Voor zover het belaste voordeel uit de uitoefening van het optierecht niet meer bedraagt dan € 50.000, is maar 75% van dat bedrag belast. Maar dan moeten wel minstens twaalf maanden en maximaal vijf kalenderjaren zijn verstreken sinds de toekenning van het optierecht.

Let op!
Om gebruik te kunnen maken van de aandelenoptieregeling voor start-ups, moet de ondernemer een de-minimisverklaring aanvragen bij de RVO en deze bij de loonadministratie bewaren.

Zijn er in uw bedrijf tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen op 31 december 2020? Laat dan vóór 1 december 2020 aan de werknemer schriftelijk weten of de tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt verlengd of niet. Deze zogeheten aanzegverplichting geldt voor tijdelijke contracten van minstens zes maanden. Als u niet (tijdig) aanzegt, kan de werknemer een schadevergoeding eisen van maximaal een bruto maandsalaris.

Tip
Door de aanzegging per e-mail met ontvangstbevestiging te versturen, kunt u bewijzen dat u de aanzegging tijdig heeft gedaan. Andere bewijsmiddelen zijn echter ook toegestaan, zoals een aangetekende brief.

Tegenwoordig heeft een werknemer bij ontslag meestal recht op een transitievergoeding. Die transitievergoeding bedraagt 1/3e maandsalaris per gewerkt jaar. De vergoeding is maximaal € 83.000. Als het maandsalaris van uw werknemer hoger is dan € 83.000 is de transitievergoeding voor uw werknemer gemaximeerd op het bruto maandsalaris. Vorming van een voorziening voor een transitievergoeding is onder voorwaarden mogelijk. De uitgaven vinden hun oorsprong in feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan in de periode voor de balansdatum. De uitgaven voor moeten ook zijn toe te rekenen aan de periode voor balansdatum. Belangrijk is ook dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat de uitgave zal worden gedaan. Om een voorziening te vormen zal met name moeten worden aangetoond dat er een redelijke mate van zekerheid is dat in de toekomst een transitievergoeding verschuldigd zal worden. Denk in dit kader aan een reorganisatie of een herstructurering. Bent u met een werknemer in gesprek wegens zijn slechte functioneren? Dan is vorming van een voorziening ook mogelijk als een ontslag onvermijdelijk is. Vormt u een voorziening voor een toekomstige transitievergoeding? Leg uw onderbouwing daarvan goed vast.

Is bekend dat een of meer werknemers niet meer zo lang bij u in dienst zullen zijn? Maar wilt u hen wel helpen bij het vinden van een nieuwe baan? Dat kan fiscaal voordelig door in 2021 scholingskosten van deze (bijna) ex-werknemers te vergoeden. Vanaf 1 januari 2021 mag een werkgever namelijk in beginsel de scholingskosten van een (bijna) ex-werknemer vergoeden. Dit kan zonder dat deze ex-werknemer daarover inkomstenbelasting moet betalen. Een voorwaarde is dat de ex-werknemer de opleiding of studie volgt voor een toekomstig beroep. Hij mag de opleiding of studie niet volgen vanwege een hobby of andere persoonlijke redenen. Deze scholingskostenvergoeding mag verder niet meer dan 30% hoger zijn dan de scholingskostenvergoeding die de werkgever in vergelijkbare gevallen toekent.

Tip
Werkgevers kunnen in 2020 al de scholingskosten van huidige werknemers aanwijzen als eindheffingsloon. Deze aanwijzing gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Voor scholingskosten geldt namelijk een gerichte vrijstelling. De scholing moet dan wel bestaan uit het onderhouden en/of verbeteren van kennis en vaardigheden om de huidige dienstbetrekking te vervullen.

De definitieve invoering van de Wet DBA gaat niet door. In plaats daarvan komt een systeem met een opdrachtgeversverklaring. Het is de bedoeling dat werkgevers via een webmodule deze opdrachtgeversverklaring kunnen aanvragen. Met deze verklaring kunnen opdrachtgevers zich vrijwaren van de afdracht van loonheffingen (geen dienstbetrekking). Deze vrijwaring geldt alleen voor zover de vragen in de webmodule naar waarheid zijn ingevuld! De manier waarop de arbeid in de praktijk plaatsvindt, moet dan ook aansluiten met wat in de opdrachtgeversverklaring staat vermeld. Zorg er dus voor dat u daarin tijdig een goed inzicht heeft. Opdrachtgevers worden overigens niet verplicht de webmodule te gebruiken. De webmodule is namelijk bedoeld als hulpmiddel voor opdrachtgevers die twijfelen aan de kwalificatie van een arbeidsrelatie.

Let op!
Momenteel geldt een handhavingsmoratorium: de Belastingdienst zal geen naheffingen opleggen, tenzij sprake is van opzettelijke kwaadwillendheid. Dit moratorium wordt tot in ieder geval 1 januari 2021 verlengd. Het kabinet moet nog beslissen over verdere verlenging van dit moratorium.

Misschien wilt u in 2021 een ander aangiftetijdvak gebruiken voor de loonheffingen. Bijvoorbeeld omdat u het loon voortaan om de vier weken gaat uitbetalen. In dat geval moet u de Belastingdienst een ingevuld formulier Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen opsturen. Hierin verzoekt u om een wijziging van het aangiftetijdvak. Dit formulier moet uiterlijk 14 december 2020 binnen zijn bij de Belastingdienst. Als de inspecteur het formulier later ontvangt, kunt u pas in 2022 een ander aangiftetijdvak gebruiken.

Heeft uw concern een of meer buitenlandse concernonderdelen? Dan kan het Nederlandse concernonderdeel de buitenlandse concernonderdelen veel administratieve rompslomp uit handen nemen als het akkoord gaat met verlegging van de inhoudingsplicht naar een Nederlands concernonderdeel. De betrokken concernonderdelen moeten daartoe gezamenlijk vóór 1 januari 2021 een verzoek indienen bij de Belastingdienst.

Heeft u werknemers in dienst die in Nederland werken maar in het buitenland wonen? Dan is het de vraag in welk land deze werknemers zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen en of u voor hen sociale premies moet inhouden en afdragen. U kunt hierover zekerheid krijgen door bij de sociale zekerheidsinstantie van het woonland (in de meeste gevallen Duitsland of België) een beschikking aan te vragen die aangeeft welk wettelijk stelsel van sociale zekerheid van toepassing is. Deze beschikking staat bekend als de A1-verklaring. Meestal geldt een A1-verklaring voor 12 maanden. Daarom moet u jaarlijks een nieuwe beschikking aanvragen. Het einde van het jaar is een geschikt moment om te inventariseren wanneer de lopende verklaringen aflopen. Maak hiervan een overzicht. Mochten er een of meer verklaringen per 31 december 2020 aflopen, vraag dan nog in 2020 een nieuwe beschikking aan als u ook in 2021 zekerheid wilt hebben over de vraag of de betreffende werknemers wel of niet in Nederland zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen.

Als u werknemers in dienst hebt die geen EU- of EER-nationaliteit hebben, moet u voor deze mensen beschikken over een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid. Deze vergunningen worden voor een bepaalde periode afgegeven en lopen meestal per het eind van een kalenderjaar af. Daarom is het raadzaam om zo snel mogelijk te checken of een of meer werkvergunningen per 31 december 2020 aflopen. Als dit inderdaad het geval is, vraag dan direct een verlenging aan, mits dit gewenst is.

Tip
Voor Zwitserse werknemers heeft u, net zomin als voor EU-werknemers, geen tewerkstellingsvergunning nodig.

Als u een werknemer vanuit het buitenland heeft aangeworven, komt u mogelijk in aanmerking voor toepassing van de 30%-regeling. Op basis van die regeling is voor 30% van het brutosalaris van de werknemer sprake van een onbelaste kostenvergoeding. Daarvoor is vereist dat de werknemer over een specifieke deskundigheid beschikt die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet of schaars aanwezig is. Ook mag de werknemer niet op minder dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond hebben. U moet de Belastingdienst verzoeken om de 30%-regeling te mogen toepassen. De vraag of iemand een specifieke deskundigheid heeft, wordt beoordeeld aan de hand van zijn loon. Voor werknemers zonder universitaire mastergraad of werknemers met universitaire mastergraad en ouder dan 30 jaar geldt in 2020 een minimumloon van € 38.347. Voor werknemers die wel een universitaire mastergraad hebben en jonger zijn dan 30 jaar geldt een minimumloon van € 29.149. Voor zover het loon van uw buitenlandse werknemer lager is dan € 38.347, respectievelijk € 29.149, kunt u dit nog contractueel verhogen. Op die manier zorgt u ervoor dat u voor de werknemer de 30%-regeling kunt toepassen. Deze is maximaal vijf jaar na indiensttreding geldig.

Geven sommige werknemers aan dat zij met vervroegd pensioen willen? Probeer hen dan ervan te overtuigen dat het beter is om daarmee te wachten tot na de jaarwisseling. Onder de huidige regels bent u als werkgever namelijk over een uitkering uit een Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) in beginsel 52% pseudo-eindheffing verschuldigd. Aangezien het om pseudo-eindheffing gaat, is de uitkering ook belast bij uw werknemer. Maar er is een wetsvoorstel ingediend om op 1 januari 2021 een drempelvrijstelling in te voeren. Voor zover de RVU-uitkering onder deze drempel blijft, hoeft de werkgever geen pseudo-eindheffing te betalen. Is de RVU hoger? Dan is de werkgever over het meerdere 52% pseudo-eindheffing verschuldigd. De maximale vrijgestelde RVU-uitkering is gekoppeld aan het bedrag van de AOW-uitkering. De drempelvrijstelling kent enkele voorwaarden. Het moet gaan om een regeling voor uitkeringen over een periode van hooguit 36 maanden. Deze periode moet eindigen bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. Als uitgangspunt zal een bedrag van € 1.767 bruto per maand gelden.

Let op!
De vrijstelling voor de pseudo-eindheffing is maar tijdelijk. Per 31 december 2025 vervalt deze regeling.

Op grond van de nieuwe Baangerelateerde Investeringskorting (BIK) kunnen ondernemers die na 1 oktober 2020 een kwalificerende investering doen een extra afdrachtvermindering toepassen op hun loonheffingen. De investeringsverplichting moet tussen 1 januari 2021 en 31 december 2022 volledig zijn betaald. De BIK-afdrachtvermindering bedraagt 3,9% voor het investeringsbedrag tot € 5 miljoen. Voor zover het investeringsbedrag hoger is, bedraagt de BIK 1,8%.

Tip
De BIK is te combineren met andere investeringsfaciliteiten zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek en milieu-investeringsaftrek.