Werkgever - eindejaarstips 2017

Controleer aan het einde van 2017 zo snel mogelijk of de loonadministratie en de financiële administratie op elkaar aansluiten. Het is immers mogelijk dat één of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen per abuis niet zijn verwerkt in de loonadministratie. En dan zijn over deze vergoedingen geen loonheffingen ingehouden, dan wel eindheffingen afgedragen. Bij het maken van de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie komen zulke afwijkingen aan het licht. U kunt de verschuldigde loonheffingen dan alsnog afdragen, eventueel in de vorm van eindheffing.

Ga na of u in 2017 de vrije ruimte van de werkkostenregeling wel volledig heeft benut. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom. Als blijkt dat er nog voldoende vrije ruimte is, kunt u die bijvoorbeeld benutten voor het kerstpakket of voor een eindejaarsborrel, die overigens alleen binnen de vrije ruimte hoeft te vallen als deze op een externe locatie plaatsvindt. En heeft u dan nog ruimte over, dan kan het handig zijn om verstrekkingen die begin 2018 zijn gepland en onder de vrije ruimte vallen, zo mogelijk te vervroegen. Verder kunt u alvast bekijken of u in 2018, als de vrije ruimte eveneens 1,2% is, rekening moet houden met extra werkkosten ten opzichte van het afgelopen jaar.

Tip!
Heeft u in 2017 al eindheffing afgedragen wegens een verwachte overschrijding van de vrije ruimte en ontdekt u achteraf dat dit te veel of te weinig was? Dan kunt u dit uiterlijk corrigeren in de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van 2018.

Als u aan het einde van 2017 nog vrije ruimte over heeft én u overweegt om één of meer werknemers een bonus te geven, dan kunt u deze bonus in de vrije ruimte laten vallen, mits u deze nog in 2017 uitbetaalt. Hierbij geldt wel dat de bonus aan het gebruikelijkheidscriterium moet voldoen. Dit betekent dat de bonus niet meer dan 30% mag afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Tip!
Het ministerie van Financiën keurt een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in alle gevallen goed, zonder bewijs of onderbouwing. Dit bedrag valt namelijk binnen het gebruikelijkheidscriterium. Bent u dga? Dan mag u zichzelf ook een bonus van € 2.400 toekennen, mits uw vrije ruimte daarvoor voldoende is.

Let op!
Wilt u een hogere bonus toepassen, dan moet u bewijzen dat een dergelijke bonus in uw sector gebruikelijk is.

Als u uitkeringen en verstrekkingen doet aan werknemers, bijvoorbeeld om hen te steunen in financieel krappe tijden of bij tegenslagen, kan het een goed idee zijn om in 2017 een personeelsfonds op te richten. Uitkeringen en verstrekkingen uit een dergelijk fonds zijn namelijk onder voorwaarden onbelast. Eén van de voorwaarden is dat tussen het moment van oprichting en het jaar waarin de uitkeringen worden gedaan (met een maximumperiode van vijf jaar), de bijdrage van de werkgever niet hoger mag zijn dan de totale bijdrage van de gezamenlijke werknemers.

Let op!
U moet de bijdragen van de werknemers inhouden op hun nettoloon.

Tip!
Als u nog in 2017 een personeelsfonds opricht en de werknemersbijdrage bijvoorbeeld inhoudt op de dertiende maand of eindejaarsuitkering van uw werknemers, kunt u zelf ook nog een bijdrage doen. Dan kunt u hiervan in 2018 zo nodig al gebruikmaken.

Als u begin 2018 een nieuwjaarsborrel heeft gepland, kan dit feestje onder de werkkostenregeling onbelast blijven als u de borrel op de werkplek organiseert. Dat geldt niet alleen voor de drankjes en hapjes die de werknemers consumeren, maar ook voor de kosten van bijvoorbeeld entertainment. Als u echter voor een externe locatie kiest, zijn een personeelsfeestje én de consumpties eindheffingsloon en wel tegen de factuurwaarde. Wel kunt u hiervoor de vrije ruimte gebruiken. Maar als u wilt vermijden dat de vrije ruimte al op 2 januari onnodig wordt gebruikt, kunt u de nieuwjaarsborrel dus beter op de eigen locatie organiseren.

Tip!
De verstrekte consumpties zijn ook onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren én voor werknemers van andere werkgevers met wie u de concernregeling toepast.

Let op!
Wilt u nog in 2017 een personeelsfeestje organiseren en heeft u niet veel vrije ruimte meer? Houd er dan rekening mee dat maaltijden bij een personeelsfeest niet vrij kunnen worden verstrekt. Het normbedrag is in 2017 € 3,30.

Is sprake van twee of meer concernonderdelen, overweeg dan om voor de werkkostenregeling de concernregeling toe te passen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers van meer dan één concernonderdeel dan namelijk niet langer te splitsen. U kunt de concernregeling toepassen bij een aandelenbelang van minimaal 95%. Daarnaast is er ook sprake van een concern als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven, dat zij een eenheid vormen.

Tip!
Wilt u voor het jaar 2017 nog gebruikmaken van de concernregeling? Dan hoeft u dat niet per se voor het einde van het jaar te doen. U kunt hier namelijk ook nog voor kiezen bij de aangifte over het eerste tijdvak van 2018.

Eind 2017 krijgt u van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling én de premies voor de werknemersverzekeringen voor 2018. Ga na of de sectorindeling klopt met de activiteiten van uw bedrijf, want als u in de verkeerde sector wordt ingedeeld, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Let op!
Controleer ook de premies! Want ook als de sectorindeling juist is, kunnen de premies werknemersverzekeringen toch onjuist zijn berekend. Reken dit dus na.

De premiekortingen voor het in dienst nemen van oudere of arbeidsongeschikte werknemers en jongere uitkeringsgerechtigden tussen 18 en 27 jaar, komen per 1 januari 2018 te vervallen. Deze kortingen worden vervangen door de zogeheten loonkostenvoordelen. Controleer of u alle premiekortingen waarop u in 2017 recht heeft, al heeft geclaimd. Zo niet, doe dat dan uiterlijk bij de aangifte over het laatste loontijdvak van 2017.

In 2018 worden de huidige premiekortingen vervangen door de loonkostenvoordelen. Dit zijn er in totaal vier, namelijk voor oudere werknemers, arbeidsgehandicapte werknemers, de doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden, en het herplaatsen van een arbeidsgehandicapte werknemer. Voor elk loonkostenvoordeel gelden specifieke voorwaarden, die ook nog eens niet volledig identiek zijn aan de voorwaarden voor de premiekortingen waarvoor ze in de plaats komen. Ga daarom na of u voor één of meer werknemers in aanmerking komt voor een loonkostenvoordeel en wat u eventueel nog moet doen om aan alle voorwaarden te voldoen. En doe dit zo snel mogelijk, want al bij de loonaangifte over het eerste loontijdvak van 2018 moet u voor een specifieke werknemer aangeven of u een loonkostenvoordeel wilt aanvragen. Wel geldt een overgangsregeling voor werknemers voor wie u op dit moment de premiekorting oudere werknemer of de premiekorting arbeidsgehandicapte werknemer toepast.

Tip!
U heeft in elk geval een zogeheten doelgroepverklaring nodig voor iedere werknemer voor wie u een loonkostenvoordeel wilt aanvragen, met uitzondering voor werknemers die onder de overgangsregeling vallen. Beschikt u nog niet voor alle betrokken werknemers over een doelgroepverklaring, laat de betreffende werknemers deze dan zo snel mogelijk aanvragen door te bellen met UWV Telefoon Werknemers, 0900-9294. U kunt dit niet zelf voor uw werknemers doen. Pas na de ontvangst van de doelgroepverklaring kunt u voor de betreffende werknemer een loonkostenvoordeel aanvragen.

Let op!
De loonkostenvoordelen worden per verloond uur berekend. En doordat het totale aantal verloonde uren pas na afloop van een jaar bekend is, worden de loonkostenvoordelen over 2018 pas in 2019 uitbetaald (uiterlijk op 12 september 2019). Aangezien de oude premiekortingen wél direct in de loonaangifte werden verrekend, betekent het vervangen van de premiekortingen door de loonkostenvoordelen voor u dus een liquiditeitsnadeel. Houd hier rekening mee!

Per 1 januari 2018 heeft u voor werknemers die op 31 december 2017 18, 19, 20 of 21 jaar zijn, recht op het nieuwe jeugd-LIV. Dit is een speciaal lage-inkomensvoordeel voor jongeren. Het jeugd-LIV is ingevoerd ter compensatie van de verhoging van het wettelijk minimumjeugdloon voor werknemers van 18-21 jaar per 1 juli 2017. Om het jeugd-LIV automatisch uitbetaald te krijgen, is uitsluitend nodig dat u steeds correct loonaangifte doet. Verder hoeft u geen aanvraag in te dienen.

Let op!
Het totaalbedrag van de jeugd-LIV is afhankelijk van het aantal verloonde uren. Het is daarom belangrijk dat u in de loonaangifte het aantal verloonde uren correct invult.

Sinds 1 januari 2017 komen werkgevers onder voorwaarden in aanmerking voor het zogeheten lage-inkomensvoordeel (LIV) voor werknemers van 22 jaar en ouder die maximaal 125% van het minimumloon verdienen. Dit voordeel is afhankelijk van het aantal verloonde uren en bedraagt maximaal € 2.000 per werknemer. U krijgt het LIV echter uitsluitend voor een werknemer die in 2017 minimaal 1.248 verloonde uren heeft. Ga daarom zo snel mogelijk na of er werknemers zijn die nog net niet aan deze ureneis voldoen, want het kan u veel extra geld opleveren als u hen in december nog een aantal uren extra kunt laten werken en zij hierdoor in 2017 wél minimaal 1.248 verloonde uren hebben.

Als u oudere werknemers in dienst heeft, moet u rekening houden met de jaarlijkse verhoging van de AOW-leeftijd. Per 1 januari 2018 stijgt de AOW-leeftijd naar 66 jaar. Dit betekent dat sommige werknemers drie maanden later recht krijgen op AOW dan nu het geval is, maar ook dat zij normaal gesproken drie maanden langer bij uw onderneming in dienst moeten blijven.

De pensioenrichtleeftijd wordt per 1 januari 2018 verhoogd van 67 naar 68 jaar. Dit brengt met zich mee dat u uw pensioenregeling nog in 2017 moet aanpassen. Doet u dit niet, dan kan dit ertoe leiden dat de gehele pensioenaanspraak direct tot het belastbare loon wordt gerekend. En bovenop de loonheffing die dan moet worden afgedragen, komt ook nog een revisierente van 20%. Dit betekent een totale heffing van maximaal 72%. Ga daarom op korte termijn na welke aanpassingen in uw pensioenregeling nodig zijn om aan alle regels te blijven voldoen én voer de noodzakelijke wijzigingen zo snel mogelijk door.

Nu het einde van het jaar nadert, is het bijna tijd om de loonadministratie over 2017 af te sluiten. Doe dit zo snel mogelijk; in elk geval vóórdat u de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2017 moet indienen. Controleer bij de afsluiting in elk geval of u van iedere werknemer een kopie heeft van het identificatiebewijs. Zorg er ook voor dat u alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.

Let op!
Als u de identiteit van een werknemer niet op de juiste manier kunt vaststellen, moet u het anoniementarief toepassen. Doet u dit niet, dan riskeert u een verzuimboete van maximaal € 5.278.

Als u gebruikmaakt van uitzendkrachten en andere medewerkers die niet bij uw onderneming in dienst zijn (zoals gedetacheerden), controleer dan voor het einde van 2017 of uw administratie met betrekking tot deze medewerkers op orde is. Zo moet u van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Ook moet u bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt. Voldoet u niet aan al deze verplichtingen, dan kan de Inspectie SZW u bij een eventuele controle een boete opleggen van maximaal € 12.000.

Let op!
U mag op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens van uitzendkrachten geen kopie van het identiteitsbewijs vragen. Noteer daarom bij de controle het soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

Zijn er in uw onderneming tijdelijke arbeidsovereenkomsten die per 31 december 2017 aflopen? Dan moet u voor 1 december 2017 aan de werknemer schriftelijk laten weten of de tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt verlengd of niet. Deze zogeheten aanzegverplichting geldt voor tijdelijke contracten van minimaal zes maanden. Als u niet of te laat aanzegt, kan de werknemer een schadevergoeding eisen van maximaal een bruto maandsalaris.

Tip!
Zorg ervoor dat u kunt bewijzen dat u de aanzegging tijdig heeft gedaan, bijvoorbeeld door de aanzegging per e-mail te versturen. U kunt er ook voor kiezen door een aangetekende brief te verzenden of door de aanzegbrief persoonlijk te overhandigen en de werknemer hierbij te laten tekenen voor ontvangst.

Wilt u in 2018 een ander aangiftetijdvak gebruiken voor de loonheffingen, bijvoorbeeld omdat u het loon voortaan vierwekelijks uitbetaalt? Dan moet u hiertoe een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Dit kunt u doen met behulp van het formulier ‘Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen’. Zorg ervoor dat dit formulier uiterlijk 14 december 2017 binnen is bij de Belastingdienst. Want als u uw aanvraag na deze datum indient, kunt u pas in 2019 een ander aangiftetijdvak gebruiken.

Heeft uw concern één of meer buitenlandse concernonderdelen, dan kunnen zij sinds 1 januari 2017 de inhoudingsplicht verleggen naar een Nederlands concernonderdeel, mits dat onderdeel hiermee akkoord gaat. Hiermee kan het Nederlandse concernonderdeel de buitenlandse concernonderdelen veel administratieve rompslomp uit handen nemen. Heeft uw concern in 2017 nog niet van deze mogelijkheid geprofiteerd en wilt u dit voortaan wel doen, regel dit dan zo snel mogelijk.

Let op!
Om de inhoudingsplicht te verleggen moeten de betrokken concernonderdelen gezamenlijk een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Doe dit vóór 1 januari 2018.

Innovatieve starters (start-ups) met een S&O-verklaring kunnen vanaf 1 januari 2018 gemakkelijker aandelenoptierechten uitbetalen aan werknemers. Onder bepaalde voorwaarden hoeft de inhoudingsplichtige slechts 75% van wat ter zake van de uitoefening of vervreemding van het aandelenoptierecht wordt genoten als loon in aanmerking te nemen. De vrijstelling bedraagt maximaal € 12.500 (25% van € 50.000). Het kan dus aan te raden zijn om tot 2018 te wachten met het toekennen van aandelenoptierechten.

Let op!
Voor de toepassing van de vrijstelling geldt onder meer dat de inhoudingsplichtige op het moment van de toekenning van de optierechten een inhoudingsplichtige was met een S&O-verklaring voor starters.

Als u werknemers in dienst heeft die in Nederland werken maar niet in Nederland wonen, is de vraag in welk land deze werknemers zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen en of u voor hen sociale premies moet inhouden en afdragen. Hierover kunt u zekerheid krijgen door bij de sociale zekerheidsinstantie van het woonland (in de meeste gevallen Duitsland of België) een beschikking aan te vragen die aangeeft welk wettelijk stelsel van sociale zekerheid van toepassing is. Deze beschikking wordt ook wel de A1-verklaring genoemd. De A1-verklaring wordt meestal voor 12 maanden afgegeven, dus moet u jaarlijks een nieuwe beschikking aanvragen. Het einde van het jaar is een goed moment om te inventariseren wanneer de lopende verklaringen aflopen. Maak hiervan een overzicht en mochten er één of meer verklaringen per 31 december 2017 aflopen, vraag dan nog in 2017 een nieuwe beschikking aan als u ook in 2018 zekerheid wilt hebben over de vraag of de betreffende werknemers wel of niet in Nederland zijn verzekerd voor de sociale verzekeringen.

Heeft u werknemers in dienst die geen EU- of EER-nationaliteit hebben, dan moet u voor deze mensen over een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid beschikken. Aangezien deze vergunningen voor een bepaalde periode worden afgegeven en meestal per het eind van een kalenderjaar aflopen, is het raadzaam om zo snel mogelijk te checken of één of meer werkvergunningen per 31 december 2017 aflopen. Is dit inderdaad het geval, vraag dan direct een verlenging aan, mits dit gewenst is.

Tip!
Hoewel Zwitserland niet tot de EU en de EER behoort, heeft u ook voor Zwitserse werknemers geen tewerkstellingsvergunning nodig.