Het einde van het jaar is in zicht en daarom vragen wij uw aandacht voor een tweetal belangrijke onderwerpen.
1. Eindejaarsverwerking
Tot en met de loonaangifte van december kunnen wij correcties of aanvullingen over het lopende jaar verwerken. Wij verzoeken u om dit uiterlijk bij de mutaties over december aan ons door te geven. Hierbij kunt u denken aan:
Extra uitkeringen
Een aantal medewerkers heeft wellicht recht op een extra uitkering of wilt u een extra uitkering doen toekomen (denk aan een bonus, 13e maand etc.). Wanneer deze extra uitkering in december moet worden verwerkt, willen wij u vragen dit door te geven gelijk met de eventuele overige mutaties.
Uitruil reiskosten – thuiswerkdagen
Kiest uw werknemer op grond van een bij u van toepassing zijnde cafetariaregeling voor uitruil van reiskosten? Dan is het goed om te weten dat thuiswerkdagen (door de coronacrisis) alleen mogen meetellen als reisdagen indien de werknemers hun keuze voor uitruil vóór 13 maart 2020 hebben gemaakt. Is de keuze gemaakt op 13 maart 2020, of daarna, dan mogen thuiswerkdagen niet meetellen als reisdagen.
Auto van de zaak
Op de loonstrook over de maand december kunnen wij een correctie nog eenvoudig doorvoeren. Na het afsluiten van het jaar kost een correctie meer tijd. Denkt u hierbij aan: cataloguswaarde, wel/geen bijtelling, eigen bijdrage enzovoort.
Vastlegging contracten
Afgelopen 1 januari is de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) in werking getreden. Hierdoor is het voor werkgevers aantrekkelijker om medewerkers een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met vaste arbeidsomvang te geven. Als werkgever betaalt u dan namelijk een lage WW-premie. Echter, om deze lage premie toe te mogen passen dient er een ondertekende, schriftelijke vastlegging van de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in de loonadministratie aanwezig te zijn.
Is er namelijk géén schriftelijke vastlegging van een dienstverband voor onbepaalde tijd met vaste arbeidsomvang in ons dossier aanwezig, dan passen wij de hoge WW-premie toe. Het verschil in hoge en lage WW-premie is 5%, bij een bruto maandloon van € 3.000 is dit een bedrag van € 150 per maand. Een schriftelijke vastlegging loont dus zeker.
Heeft u hierin nog geen actie ondernomen, of twijfelt u over de juistheid van de vastlegging, controleer dit dan z.s.m. of neem contact met ons op.
Oproepkrachten
Denkt u aan het schriftelijke aanbod van vaste uren voor oproepkrachten? Met de komst van de WAB per 1 januari 2020 geldt de verplichting om na iedere periode van twaalf maanden de oproepkracht een vast aantal uren aan te bieden. Een oproepkracht mag dit afwijzen.
Doet u geen aanbod, dan heeft de werknemer recht op het niet-genoten loon vanaf de uiterlijke datum waarop de werkgever het aanbod had moeten doen.
Medewerkers uit dienst per 31 december
Denkt u aan het afmelden van medewerkers die per 31 december 2020 uit dienst gaan? Wij ontvangen deze gegevens graag met de mutaties van december.
Werkkostenregeling (zie ook: eindejaarstips 2020)
De vrije ruimte in 2020 is eenmalig verruimd vanwege de coronacrisis. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3% en over het meerdere 1,2%.
Wilt u de mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaal benutten? Beoordeel dan uw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die u in 2021 wilt vergoeden/verstrekken nog in 2020 kunnen worden vergoed/verstrekt. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2020 over is, door te schuiven naar 2021.
Let op: de vrije ruimte wordt in 2021 weer verlaagd: over de eerste € 400.000 van de loonsom wordt de vrije ruimte 1,7% en over het meerdere 1,18%.
Als u het bedrag van de vrije ruimte overschrijdt, moeten wij voor u eindheffing verwerken uiterlijk in de aangifte van het 2e tijdvak 2021. Om dit te kunnen beoordelen verzoeken wij u om zo spoedig mogelijk, maar op zijn laatst met de mutaties van het 2e tijdvak 2021, een opgave te doen van de werkkosten. Op basis van de werkelijke loonsom kunnen wij dan de eventuele eindheffing berekenen en aangeven bij de aangifte.
Vaste kostenvergoeding DGA o.b.v. vrije ruimte
Heeft u als DGA een vaste kostenvergoeding gebaseerd op de vrije ruimte? Laat ons dan weten of wij deze kostenvergoeding dienen aan te passen op basis van de éénmalig hogere vrije ruimte.
Mocht u hulp nodig hebben bij het bepalen van de werkkosten dan kunt u altijd contact met ons opnemen!
Verlof
Wanneer u de verlofmodule gebruikt, is het heel belangrijk dat alle verlofaanvragen die betrekking hebben op het jaar 2020 zijn ingediend en behandeld (goed- of afgekeurd) voordat we de jaarwissel doen voor de loonadministratie naar 2021.
Aanvragen die na de jaarwissel plaatsvinden, worden niet meer verwerkt in het saldo 2020 dat meegaat naar 2021.
Mochten er toch nog aanvragen moeten worden behandeld in 2020 dan kunt u het saldo 2020 in 2021 handmatig aanpassen. Mochten er collectieve aanpassingen gedaan moeten worden dan kunnen wij de jaarwissel nog eens voor u doen.
Verwerkingsmoment
Gaat u de lonen van december 2020 eerder betalen dan u gewend bent in verband met de feestdagen, dan is het goed om contact met ons op te nemen om eerdere verwerking van uw lonen met ons te bespreken en in te plannen.
2. Het nieuwe jaar
Van de belastingdienst ontvangt u de beschikking Werkhervattingskas (Whk). Hierop staan de premiepercentages en de sectorindeling voor het jaar 2021 vermeld. Deze hebben wij nodig om de juiste afdracht voor u te kunnen berekenen. Wij verzoeken u een kopie van deze beschikking aan ons te zenden. Ook als u eigenrisicodrager bent geworden of als u nieuwe premiepercentages hebt ontvangen van uw verzekeraar moet u dit aan ons doorgeven.
Bereikbaarheid/werkwijze januari 2021
In verband met het afsluiten van 2020 en aanpassingen in de rekenregels voor 2021 kan het zijn dat u de salarisverwerking iets later ontvangt dan u van ons gewend bent. Wij vragen uw begrip hiervoor.
Het verzoek is om eventuele mutaties, denk hierbij aan salaris- of cao-verhogingen, nieuwe werknemers, wijzigingen in deeltijdpercentage, auto van de zaak, reiskosten (let op: bij thuiswerken) etc. voor 2021 zo snel mogelijk door te geven.
Tot slot
Via onze nieuwsbrieven delen wij regelmatig informatie met u over actuele onderwerpen rondom het thema Salaris & Advies, Mens & Organisatie en Preventie & Verzuim.
Verder bieden wij een special eindejaarstips, welke u via deze link kunt bekijken:
https://www.actasynergia.nl/nieuws/nieuwsbrief-eindejaarstips-2020
Ontvangt u onze nieuwsbrieven nog niet?
Meld u aan via onze website. Rechts onderaan de pagina of via deze link kunt u uw e-mailadres invullen en u aanmelden.
Mocht u naar aanleiding van dit bericht nog vragen hebben dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
